Pour réussir un déménagement professionnel, l’essentiel est de s’y prendre à l’avance. Cela permet de ne pas se laisser surprendre par un problème qui pourrait avoir des conséquences sur la continuité de l’activité de l’entreprise.
Le déménagement d’une entreprise entraîne des questions pratiques (quel local ? quel déménageur ?) et des formalités administratives (transferts d’adresse, préavis). Mais le déménagement est aussi à l’origine de problématiques managériales, car il est important que ce changement soit vécu au mieux par les collaborateurs de l’entreprise.
Pour vous aider, Pagesjaunes recense tous les points essentiels pour un déménagement professionnel réussi, et vous propose un rétroplanning pour ne rien oublier.
Pour trouver un nouveau local, listez les raisons qui vous font déménager
La première chose à faire est de choisir un local qui correspond aux besoins de l’entreprise. Pour trouver le lieu adéquat, formulez les raisons qui mènent l’entreprise à déménager :
- Augmenter la surface de travail en raison de nouvelles embauches ?
- Réduire cette surface de travail en raison du développement du télétravail ?
- Rejoindre une autre entreprise après une fusion ?
- Changer de région pour bénéficier d’une aide particulière ?
- Se rapprocher de ses clients/fournisseurs pour réduire des frais de transport ?
Cela vous permettra de définir les critères essentiels auxquels le nouveau local ne pourra pas déroger. Bien entendu, d’autres éléments sont à prendre en compte, comme le montant du loyer, la desserte par des transports en communs ou la nécessité ou non de faire des travaux.
Pour dénicher la perle rare, vous pouvez faire des recherches personnelles, faire appel à votre réseau, ou vous tourner vers une agence immobilière spécialisée dans le bail professionnel.
Une fois le local trouvé, faites le point sur le mobilier nécessaire et sur les achats à réaliser. Peut-être sera-t-il utile de faire appel à un architecte d’intérieur pour aménager les espaces.
Définissez la date de votre déménagement d’entreprise
Pour ne pas payer de double loyer, essayez de faire coïncider au maximum la date de conclusion de votre nouveau bail et la date de résiliation de votre bail actuel.
Concernant vos bureaux actuels, la première chose à faire est de relire votre bail, pour en connaître les modalités de résiliation et savoir comment donner son préavis. Le locataire peut résilier le bail au terme de chaque période triennale. Le congé doit être donné par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception, et le préavis est en général de 6 mois. La date de déménagement peut donc être fixée 6 mois après la délivrance du congé.
Vous pourrez mettre cette période à profit pour faire les éventuels travaux de remise en état de vos bureaux, afin de ne pas avoir de mauvaise surprise au moment de l’état des lieux avec le propriétaire.
Checklist des démarches administratives pour déménager votre entreprise
Une fois que vous avez donné votre préavis de départ, il reste différentes démarches à effectuer pour déménager votre entreprise :
- Transférer les lignes téléphoniques et internet ;
- Sauvegarder vos données informatiques avant de déménager tout le matériel informatique ;
- Transférer vos contrats de fourniture d’électricité, d’eau et de gaz.
- Communiquer la nouvelle adresse de l’entreprise auprès des différentes administrations : URSSAF, administration fiscale, mais également auprès de vos fournisseurs et de vos clients.
Impliquez vos salariés dans votre projet de déménagement professionnel
Droit du travail et déménagement de l’entreprise
Pour un salarié, la localisation des bureaux est essentielle, car elle influe sur son temps de trajet, et donc sur sa vie personnelle. Pouvez-vous lui imposer un déménagement ?
Si la situation est prévue dans le contrat de travail (par une clause de mobilité) c’est le contrat qui s’appliquera. En l’absence de disposition contractuelle, deux options possibles :
- si le déménagement a lieu au sein d’un même secteur géographique, le salarié ne peut pas le refuser car il s’agit alors d’une simple modification des conditions de travail. Un refus pourra alors être sanctionné par un licenciement pour cause réelle et sérieuse.
- si l’entreprise déménage dans un secteur géographique différent, le salarié pourra refuser le déménagement car il s’agit alors d’une modification du contrat de travail. La séparation peut alors se faire à l’amiable (rupture conventionnelle) ou par un licenciement pour motif économique.
Bon à savoir : l’employeur peut prévoir des aides ou des primes au déménagement des salariés (ces dispositifs sont d’ailleurs parfois prévus par la convention collective).
Informez vos salariés
Votre projet de déménagement devra d’abord être porté à la connaissance des représentants du personnel (Comité social et économique). La loi ne prévoit pas de délai de prévenance, mais il semble raisonnable d’informer le personnel au moins trois mois avant le déménagement.
Prévenez vos salariés du projet de déménagement ni trop tôt (le nouveau local doit être trouvé), ni trop tard (pour qu’ils aient le temps de s’organiser), et expliquez-leur les raisons de ce déménagement, qui est un choix stratégique pour le développement de votre entreprise.
Le déménagement sera plus facile à vivre et mieux perçu par vos collaborateurs si vous les impliquez :
- recueillez leurs souhaits, avis et suggestions, notamment sur la disposition des bureaux ;
- dégagez-leur du temps pour faire leurs cartons, trier leurs dossiers ;
- nommez des responsables déménagement au sein des salariés, qui seront un relai entre les salariés et la direction et le déménageur;
- prévoyez des réunions entre ces responsables et l’entreprise de déménagement, pour en détailler les étapes: archives, bureaux, matériel informatique, et les procédures d’étiquetage.
Inaugurez les nouveaux locaux avec vos collaborateurs
Une fois dans les lieux, n’oubliez pas de marquer cette étape de la vie de votre entreprise, en organisant un évènement pour l’inauguration des nouveaux locaux. Simple apéritif, soirée, … à vous de choisir la formule adéquate. L’idée est de profiter de ce changement pour remotiver votre équipe et la souder autour de nouvelles perspectives.
Faire appel à professionnel du déménagement d’entreprise
Il est important que le transfert de bureau se fasse rapidement et de manière efficace et ordonnée, afin de ne pas bloquer l’activité de l’entreprise trop longtemps. Le confort des salariés, la productivité de votre entreprise et la conservation du matériel et des dossiers sont en jeu… Il est donc utile de passer par un professionnel du déménagement.
Faites appel à plusieurs entreprises de déménagement pour obtenir des devis dont vous pourrez comparer les prix et les prestations. Vous devrez pour cela leur fournir un cahier des charges précis contenant :
- un calendrier des opérations : vos échéances et la date de déménagement souhaitée : privilégiez un week-end ou des vacances, et donc d’une activité moins soutenue ;
- une présentation des anciens et nouveaux locaux, avec notamment les contraintes d’accès (parking, étages, ascenseur,…) ;
- un plan d’implantation ;
- le code utilisé pour l’étiquetage des cartons ;
- la répartition des tâches (emballage, déballage,…).
Le déménagement du matériel informatique, en particulier, nécessite une réelle expertise : analyse du plan du réseau, tests avant déconnexion, déconnexion, conditionnement, transport, reconnexions et tests de mise en service.
Vous effectuerez une déclaration de valeur des biens déménagés, qui permettra de faire jouer l’assurance du déménageur en cas de problème. Au moment du déballage, vous pouvez émettre des réserves sur le bordereau de livraison en fin de chantier, puis confirmer les éventuels dommages dans les 3 jours par lettre recommandée. Les dommages immatériels en cas de retard par exemple peuvent également être pris en charge.
Votre rétroplanning avant de déménager votre entreprise
Pour réussir votre déménagement nous vous conseillons de définir un retroplanning avec les étapes importantes afin de ne rien oublier. Voici une proposition que vous pourrez adapter selon votre situation particulière :
- J+10 : inauguration des nouveaux locaux.
- J+1 : ménage, remise en état des anciens locaux avant état des lieux de sortie.
- J : déménagement.
- J-3 : sauvegarde des données informatiques.
- J-14 : communication du changement d’adresse aux administration, fournisseurs et clients.
- J-20 : transfert de lignes téléphoniques.
- J-2 mois : tri dans les archives.
- J-3 mois : information du CSE et des salariés.
- J-4 mois : établissement d’un cahier des charges du déménagement et recherche d’un déménageur.
- J-6 mois : donner votre préavis de départ à votre bailleur et planification des travaux dans les nouveaux locaux, achat de mobilier.
- J-8 mois : recherche de nouveaux locaux.
Pour un déménagement professionnel, rapide, efficace, et sans stress, faites appel à des entreprises de déménageurs et demandez des devis personnalisés !